Из-за быстрого темпа бизнеса электронные письма иногда являются единственным способом донести серьезность ситуации. Однако срочность необходимо сообщать осторожно, чтобы избежать недопонимания или отпугивания аудитории . В этой статье мы рассмотрим надлежащий этикет и время для выражения срочности по электронной почте в деловых целях и быстрого решения важного дела.
Воспользуйтесь выгодой подходящего момента
Эффективная коммуникация во многом зависит от времени. Прежде чем отмечать письмо как срочное в деловой обстановке, важно cписок email-маркетинга по странам учесть время, чтобы увеличить количество открытых писем. Отправка срочного письма, когда большинство сотрудников покидают офис, вряд ли даст желаемый результат. Более того, многократное отнесение писем к категории срочных может потерять свой первоначальный эффект. Используйте срочность только при необходимости. В противном случае вы можете утомить людей и сделать их менее восприимчивыми.
Перед тем, как пометить письмо как срочное, необходимо тщательно оценить обстоятельства. Вот некоторые из основных вопросов, над которыми стоит подумать:
- Как это влияет на активные инициативы, такие как двухдневные распродажи или общие корпоративные цели?
- Если мы ничего не предпримем, с какими последствиями мы можем столкнуться?
- Возникает ли ощущение срочности из-за приближающихся сроков или других внешних факторов?
Шаблон 2: Просроченные документы по соответствию
Тема: Требуется немедленное внимание: просрочены документы по соответствию
Здравствуйте, [Имя коллеги]!
Надеюсь, у вас все хорошо. мне примеры перекрестных продаж по электронной почте для успешных кампаний по email-маркетингу нужно сообщить вам, что документы о соответствии для [Проект или задача] должны были быть сданы в [Дата сдачи], но не были отправлены.
Пожалуйста, предоставьте эти документы, чтобы избежать штрафов и ухудшения нашей репутации в регулирующих органах.
Не забудьте убедиться, что необходимые документы поданы не позднее [Дата подачи].
Благодарим Вас за немедленное внимание к этой критической проблеме.
[Кнопка CTA]: Отправьте документы
Теплые пожелания,
[Ваше имя]
Шаблон 3: Уведомление о критическом простое сервера
Тема: Критическое: простой сервера — требуются немедленные действия
Привет, команда,
Во время нашей акции мгновенной номер телефона в оаэ распродажи произошел неожиданный сбой сервера, что повлияло на наши потенциальные продажи.
Почему это срочно:
Этот простой влияет на качество обслуживания клиентов и внутреннюю деятельность, что приводит к потере дохода и производительности.
Все технические специалисты, пожалуйста, немедленно присоединяйтесь к группе быстрого реагирования в конференц-зале для инструктажа. Нетехнический персонал, пожалуйста, сообщите клиентам, что мы работаем над решением проблемы.
Спасибо всем за ваш немедленный ответ.
[Кнопка CTA]: Присоединиться к конференц-залу
Искренне,
[Ваше имя]
Шаблон 4: Подтверждение собеседования
Тема: Требуется немедленный ответ: Подтверждение собеседования на завтра
Уважаемый [имя кандидата],
Надеюсь, у вас все хорошо. Это письмо в продолжение нашего предыдущего сообщения. Мы запланировали ваше собеседование на завтра в [Дата и время].
Подтвердите свое присутствие как можно скорее, чтобы принять необходимые меры и уведомить комиссию, проводящую собеседование.
Пожалуйста, ответьте на это письмо, подтвердив свою готовность прийти в назначенное время, или сообщите нам, если вам необходимо перенести встречу.
Благодарим Вас за оперативное рассмотрение этого вопроса.
С уважением,
[Ваше имя]
Подведение итогов
Профессиональные электронные письма должны сочетать ясность, уважение и спешку, чтобы показать срочность. Понимание контекста, использование сильного языка, графическая оптимизация электронного письма и последующие действия могут создать эффективные и отзывчивые каналы коммуникации.
Соз
Шаблоны для создания срочных писем за ограниченное время
Шаблоны ниже помогут вам быстрее создать срочное электронное письмо.
Шаблон 1: Срочное одобрение проекта
Тема: Срочно: Требуется утверждение бюджета проекта сегодня
Уважаемый [Имя коллеги],
Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии. Приношу извинения за срочность, но требуется ваше немедленное внимание в отношении бюджета для [Project name]. Мы столкнулись с некоторыми изменениями в последнюю минуту, для продолжения которых требуется ваше одобрение.
Почему это срочно:
Поставщик обновил свою смету и требует подтверждения сегодня, чтобы доставить материалы вовремя. Это может существенно повлиять на наши сроки и потенциально увеличить расходы, если не будет решено быстро.
Пожалуйста, ознакомьтесь с обновленным бюджетом и предоставьте свое одобрение или отзыв до [срок].
Спасибо за ваше быстрое внимание к этому вопросу. Я доступен для звонка, если вам нужны дополнительные разъяснения.
[Кнопка CTA]: Просмотрите бюджет
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
6. Добавьте заметные призывы к действию
Включите кнопку или ссылку, если ваше сообщение электронной почты ориентировано на действие. Разместите кнопку CTA под текстом письма и сделайте ее заметной, чтобы получатель увидел ее первым.
(Источник: шаблон Stripo )
7. Придерживайтесь дизайна, удобного для мобильных устройств
Сделайте дизайн электронной почты удобным для мобильных устройств, поскольку многие люди проверяют свою электронную почту на телефонах. Это подразумевает, что текст должен быть разборчивым, графика — компактной, а кнопки CTA — кликабельными на экранах меньшего размера.
8. Предварительный просмотр и тестирование писем перед отправкой
Наконец, просмотрите и отправьте тестовое письмо, чтобы проверить, как ваше сообщение выглядит на нескольких устройствах и в почтовых клиентах. Это может выявить недостатки дизайна, которые вы могли пропустить. Вы можете найти кнопки «Предварительный просмотр» и «Тест» над вашим шаблоном в редакторе.
